«Quanto costa?» è la prima domanda, ed è la domanda giusta. La risposta che si sente di solito — «dipende» — è vera e inutile, perché non dice da cosa dipende.
Questo articolo dice da cosa. Non ci troverete una cifra, e non è una reticenza commerciale: il perché l’abbiamo scritto raccontando il prezzo che diamo per iscritto, prima di cominciare. Sulla pagina Digitalizzazione Imprese, alla domanda «Quanto costa un gestionale su misura?», la risposta è questa: «Dipende da quello che deve fare: il prezzo lo diamo con un preventivo scritto, dopo il check-up o un primo contatto, e lo sapete prima di cominciare.» La cifra del vostro gestionale si scrive dopo aver guardato i vostri processi.
Quello che segue sono i sette fattori che la muovono davvero, in ordine di peso. Servono a due cose: leggere un preventivo che avete già in mano, e capire dove potete intervenire voi per abbassarlo.
1. Quanti processi tocca
È il fattore più pesante, e di gran lunga. Un modulo che risolve una cosa sola — le etichette di spedizione, il registro dei lotti, le commesse d’officina — è un lavoro piccolo e misurabile. Un programma che segue l’azienda dall’offerta all’incasso ne tocca sei o sette, e ogni processo in più non si somma: si moltiplica, perché deve andare d’accordo con quelli già fatti.
La domanda da farsi non è «cosa vorremmo che facesse», ma «quali di queste cose ci costano ore ogni settimana». Di solito sono una o due, e sono quelle che giustificano il su misura.
2. Con quante cose già esistenti deve parlare
Un gestionale che vive da solo costa una frazione di uno che deve parlare con il resto. Ogni collegamento è un lavoro a sé: la fatturazione elettronica e la conservazione, il programma del commercialista, la banca, il sito o il negozio online, i corrieri, la pesa, i lettori di codici a barre.
Il costo di un collegamento dipende quasi tutto da chi sta dall’altra parte. Un servizio con una porta d’accesso documentata è un lavoro piccolo; un programma chiuso, di cui nessuno ha più il fornitore, può valere quanto un modulo intero — e a volte l’unica strada onesta è un’esportazione notturna invece di un collegamento vero.
3. Quanti dati vecchi devono entrare
L’anagrafica clienti, l’archivio articoli, lo storico dei documenti. Portarli dentro sembra un dettaglio e non lo è quasi mai: i dati di un’azienda che lavora da vent’anni contengono lo stesso cliente scritto in quattro modi, articoli che non esistono più, campi note usati come archivio.
Il lavoro vero non è spostare i dati, è decidere cosa entra e in che forma. Una scelta che abbassa parecchio la cifra: portare dentro solo l’anagrafica viva e lasciare lo storico in sola lettura, dove si consulta ma non si tocca.
4. Quante persone lo usano, e quanto diversamente
Cinque persone che fanno lo stesso lavoro sono una cosa. Quaranta, divise fra ufficio, produzione, magazzino e agenti fuori sede, sono un’altra: ogni gruppo vede schermate diverse, ha permessi diversi, e qualcuno lavora da un terminale in mezzo ai pallet o dal telefono in auto.
Non è il numero di licenze a pesare: sono i modi diversi di usare la stessa cosa. E c’è una voce che nei preventivi compare di rado e nella realtà si paga sempre, cioè il tempo per portare le persone dentro il programma nuovo. Un gestionale che nessuno usa costa come uno usato male, con in più l’abbonamento.
5. Cosa impone la legge
Alcune cose non sono opzioni: la fatturazione elettronica e la sua conservazione, la tracciabilità dove la filiera la richiede, i registri obbligatori del vostro settore, il trattamento dei dati personali dove ce ne sono. Sono requisiti che si aggiungono al lavoro e non si negoziano, e chi vi fa il preventivo deve averli elencati per nome.
Un preventivo che non li nomina non è più economico: è incompleto, e la differenza arriva dopo, quando arriva anche una scadenza.
6. Quanto è chiaro, oggi, il vostro modo di lavorare
Questo è il fattore che sorprende. Se sapete descrivere passo per passo come nasce un ordine, chi lo approva e cosa succede quando il magazzino non ha il pezzo, il lavoro di analisi è breve. Se ogni persona racconta il processo in modo diverso — e capita spesso, senza colpa di nessuno — quel chiarimento va fatto, e farlo è parte del costo.
C’è però una buona notizia: quel lavoro lo potete fare in parte da soli, prima di chiamare chiunque, e vale anche se poi decidete di comprare un programma pronto.
7. Cosa succede dopo il primo giorno
Un gestionale su misura non finisce alla consegna. Il prezzo che conta è quello dei primi tre anni, non quello della costruzione, e le domande da fare su chi lo tiene in vita le abbiamo raccolte in chi mantiene il software dopo la consegna.
Un preventivo basso alla consegna e muto sul dopo non è un preventivo basso. È un preventivo a metà.
Tre modi onesti per farlo costare meno
Cominciate da un pezzo solo. Il punto che vi fa perdere più ore, costruito bene e messo in produzione, vale più di un sistema intero promesso per l’anno prossimo — e finanzia il pezzo dopo.
Portate dentro meno storia. L’anagrafica viva sì, vent’anni di documenti in sola lettura.
Mettete ordine prima. Un processo scritto e condiviso accorcia l’analisi e migliora il risultato: è digitalizzazione, e si fa anche senza programmatori.
Da dove cominciare
Prendete l’ultimo mese e contate le ore che una persona ha passato a ricopiare dati da un posto a un altro. Moltiplicate per dodici. Quel numero non è il prezzo del gestionale, ma è l’unico metro con cui il prezzo del gestionale ha senso — e spesso è più grande di quanto sembri quando è sparso su ventidue giorni.
Se il su misura vi convenga davvero, o se vi basti un programma pronto, l’abbiamo scritto qui: quando conviene, e quando no. Cosa comprende il nostro lavoro è sulla scheda Digitalizzazione Imprese. Per una stima che riguardi la vostra azienda e non una media, il check-up digitale gratuito è un’ora sui vostri processi: quello che ne esce è scritto, e fra le sue quattro parti c’è anche «Cosa non fare».
Il servizio collegato a questo articolo: Digitalizzazione Imprese