Ogni domenica una parola del nostro mestiere, spiegata a chi fa impresa. Questa settimana la parola che sta sotto quasi tutte le altre di questa rubrica, e che quasi nessuno vede mai.
Cosa vuol dire
Un database è il posto in cui un programma tiene i suoi dati, e insieme il programma che quel posto lo custodisce. La seconda metà è quella che sorprende: non è un file che si apre a mano: tutto passa da quel programma, che riceve le richieste e risponde. Quando due persone salvano la stessa scheda cliente nello stesso secondo, è il database a mettere in fila i due salvataggi, uno alla volta, senza mescolarli.
La parte che conta per chi fa impresa, però, è la forma. Dentro un database i dati stanno in tabelle con regole scritte: un ordine ha per forza una data e un cliente, un cliente ha per forza una partita IVA o un codice fiscale, una riga d’ordine non può esistere senza il suo ordine. Le regole stanno nel programma che custodisce, non nella buona volontà di chi digita.
Cosa non è
Non è un foglio di calcolo. Un foglio è comodo perché non ha regole: ogni riga può contenere qualunque cosa, e all’inizio è una libertà. Poi l’azienda cresce, le copie si moltiplicano e nessuno sa quale sia quella giusta — è il punto in cui ci eravamo fermati parlando di quando Excel non basta più. Il database è il contrario: si paga qualcosa in rigidità all’inizio e si riprende in ordine per sempre.
Non è il programma che usate. Il gestionale è quello che vedete sullo schermo, con i menù e i bottoni; il database è dove quel gestionale mette le cose. Due programmi completamente diversi possono appoggiarsi allo stesso tipo di database, e lo stesso programma può cambiare il suo senza che nessuno in azienda se ne accorga.
Non è una copia di sicurezza. È la confusione che costa di più. Il database tiene il dato di adesso, ed è esattamente per questo che una cancellazione sbagliata lo raggiunge subito: la copia serve a tornare indietro, il database a stare al presente. Servono tutti e due, e sono due lavori distinti.
Non è vostro per forza. Se il database sta dentro un servizio in abbonamento, i dati della vostra azienda stanno in casa d’altri. Non è un male in sé, è una domanda: in quale forma tornano indietro il giorno in cui cambiate fornitore, e a quali condizioni. Va chiesto prima di firmare, e va scritto nel contratto.
Come si riconosce in azienda
Una domanda che conviene fare per iscritto: se il mese prossimo cambiaste il programma che usate di più, in che forma vi tornerebbero i dati di dieci anni? Un file leggibile da un altro programma è una risposta; «vi esportiamo un PDF» dice che i dati di fatto non vi tornano. La seconda è più corta: chi, oggi, può leggere l’elenco intero dei clienti, e chi può modificarlo?
Un esempio
Un consorzio agricolo del Tarantino — immaginario, come tutti gli esempi di questa rubrica — cambia il programma con cui registra i conferimenti, perché il fornitore del vecchio ha chiuso. Il programma nuovo è diverso in tutto: schermate, menù, stampe. I soci, i conferimenti e i pagamenti degli ultimi dieci anni, invece, passano interi, perché stavano in un database che il programma nuovo sa leggere. Il giorno del cambio, in magazzino cambia lo schermo, non la storia.
Da lunedì
Scegliete il programma che l’azienda usa di più e chiedete al fornitore tre cose per iscritto: dove sta il database, chi può accedervi e in che formato restituisce i dati se un giorno cambiate. Le risposte valgono più di una brochure. Nella scheda Digitalizzazione Imprese codice, account e documentazione sono vostri dal primo giorno; se volete capire in che stato sono oggi i vostri, il check-up digitale serve a questo.
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